La habilitación del contratista, los requisitos de la intervención, la evidencia del trabajo y la decisión de quien lo recibe, tratados como un mismo expediente — hasta un resultado registrado, aceptación formal o rechazo fundado, confirmado por el responsable autorizado o por el sistema responsable de ese hito, según lo acordado para ese trabajo. La devolución del activo a operación se registra por separado cuando corresponde.
01 · El problema
Una intervención sobre un activo rara vez se detiene por falta de voluntad. Se detiene porque un certificado del contratista venció la semana pasada, porque una persona del equipo no está acreditada para ese tipo de trabajo, porque el activo no quedó disponible en la ventana acordada con operación, porque falta la autorización que emite otro sistema, o porque nadie definió quién recibe el trabajo cuando termine.
Alrededor del trabajo conviven herramientas que hacen bien su parte: una planilla de Microsoft Excel con la matriz de documentos exigidos por contratista, carpetas de Microsoft SharePoint con los certificados, el EAM/CMMS con la orden y el histórico del activo, y el reporting de Power BI sobre trabajos abiertos. Ninguna deja constancia de qué requisito detiene hoy la intervención, quién debe resolverlo y con qué evidencia se aceptó el trabajo.
El expediente de la intervención existe, pero repartido entre quien contrata, quien opera el activo y quien ejecuta el trabajo.
02 · La solución
Cada intervención se trata como un expediente con recorrido declarado: habilitación del contratista y vigencia de su documentación, preparación del trabajo sobre un activo concreto, reunión de requisitos y de las autorizaciones emitidas por los sistemas responsables, ejecución con evidencia, revisión de quien recibe, y un resultado registrado: aceptación formal o rechazo fundado. La devolución del activo a operación se registra por separado cuando corresponde.
Lo que une esos pasos ya está definido en el Operational Graph: cada trabajo cuelga del activo o la instalación que interviene, del servicio que puede quedar afectado, del contrato que lo ampara, de la documentación exigida por su categoría de trabajo y del responsable que puede recibirlo. BPMflow sostiene el día a día del expediente —casos, requisitos, plazos, participación acotada del contratista y evidencia— sobre esas mismas definiciones, y no sobre un diagrama dibujado aparte.
Cuando el trabajo modifica el diseño, el procedimiento o las condiciones de operación de la instalación, el cambio industrial tiene recorrido propio: Oil & Gas Industrial MOC. La habilitación del contratista como proveedor —alta, categorías, documentación contractual y cambios de la relación— entra por Supplier Onboarding and Changes.
03 · Capacidades
Los trabajos quedan en una bandeja única, con activo, contratista, requisito pendiente, ventana acordada y responsable de recepción a la vista. Max responde sobre el expediente dentro del contexto autorizado: explica qué requisito falta, muestra la evidencia registrada y propone el responsable siguiente.
Reúne la documentación exigida por categoría de trabajo y sociedad, y controla vencimientos antes de que un certificado caduque en medio de una intervención ya programada.
Conecta el trabajo con el activo o la instalación, la ventana acordada con operación, el servicio que puede quedar afectado y los responsables que deben estar informados.
Reúne lo que debe estar resuelto antes de empezar: personas acreditadas, documentación específica del trabajo y las autorizaciones emitidas por los sistemas responsables, registradas como insumo del expediente.
Registra quién ejecutó, qué se hizo, cuándo, con qué repuestos o materiales declarados y qué comprobaciones quedaron documentadas. El contratista participa con acceso acotado a su propio trabajo.
Cada observación queda con responsable, plazo y criterio de resolución. Lo devuelto para corregir vuelve a comprobarse contra ese criterio antes de dar el punto por resuelto.
Registra la decisión de quien recibe —aceptación formal o rechazo fundado—, las condiciones que permanezcan abiertas y, cuando corresponde, la devolución del activo a operación, con el expediente disponible para el contrato y la próxima intervención.
04 · Roles
Prepara la intervención y la coordina con operación.
Qué ve
Los trabajos por activo, contratista, ventana acordada y requisito pendiente, con lo que falta para poder empezar.
Qué hace
Arma el expediente, coordina la ventana con operación y registra que los requisitos están reunidos para que el trabajo avance; la autorización habilitante permanece en el sistema responsable.
Sostiene la habilitación del contratista.
Qué ve
La documentación vigente y por vencer de cada contratista, por categoría de trabajo, sociedad y contrato.
Qué hace
Habilita, restringe o suspende la participación del contratista según su documentación y las condiciones del contrato.
Recibe el trabajo y decide si se acepta.
Qué ve
El trabajo ejecutado, la evidencia aportada y las observaciones abiertas sobre el activo a su cargo.
Qué hace
Acepta, devuelve para corregir o rechaza con fundamento, y confirma la devolución del activo a operación.
Ejecuta el trabajo y aporta su evidencia.
Qué ve
Sus trabajos asignados, los requisitos que debe completar y las observaciones que debe resolver, en su propio expediente.
Qué hace
Actualiza su documentación, registra la ejecución con evidencia y responde las observaciones recibidas.
05 · Implementación
La implementación parte del trabajo actual: alcanza con el contexto mínimo de un tipo de intervención y un grupo acotado de contratistas, sin un proyecto de arquitectura previo.
1 · Acordar el resultado
Qué intervenciones entran, qué documentación exige cada categoría de trabajo, qué autorizaciones deben estar registradas antes de empezar y quién resuelve, aceptando formalmente o rechazando con fundamento.
2 · Recuperar contexto y conectar fuentes
Toma el activo y la orden desde el EAM/CMMS, el contrato y las categorías del contratista desde la administración de contratos, y se integra con el repositorio documental autorizado de la organización cuando esa es la fuente de los certificados.
3 · Probar el recorrido e incorporarlo
Se prueba con intervenciones del período en curso, se ajustan requisitos, plazos y criterios de aceptación, y la operación diaria queda bajo control del equipo del cliente.
06 · Escenarios típicos
Varias sociedades, activos distribuidos en distintas sedes, contratistas con documentación por vencer y trabajos que dependen de una ventana de operación: situaciones frecuentes en los planes de mantenimiento y en las paradas programadas.
Una intervención se cierra cuando quien recibe el trabajo lo acepta o lo rechaza con fundamento, hay evidencia de qué se hizo y ese resultado queda confirmado por ese mismo responsable o registrado por el sistema acordado. La devolución del activo a operación se sigue como un hito propio. Conviene empezar por un tipo de trabajo concreto y un grupo acotado de contratistas.
Contractors, Assets and Interventions es una solución transversal de EAFlow sobre el Operational Graph, sostenida por las capacidades de automatización de BPMflow. El EAM/CMMS conserva el activo y la orden, el sistema de permisos de trabajo conserva la emisión de la autorización y el control operativo permanece en sus sistemas: sus salidas se registran como insumo y evidencia del expediente. Cuando el trabajo modifica el diseño o las condiciones de operación de la instalación, el cambio industrial es un recorrido propio.
