CASO ANONIMIZADO · CPG
Presupuesto CAPEX/OPEX gobernado sobre el grafo, integrado al ERP sin extender el core
Una compañía regional de alimentos implementó sobre EAFlow —como una implementación nueva, no como migración de una herramienta previa— un flujo gobernado de Budget Approval Workflow para Finance Shared Services: formulario por tipo (CAPEX/OPEX) con datos maestros del grafo, cadena de aprobadores multi-nivel por centro de costo, observaciones y reproceso, e integración al ERP financiero por servicio —cada solicitud como un expediente trazable.
La validación mostró que la solución funciona sobre la operación del cliente y el valor que aporta: el presupuesto se gobierna sobre el grafo y llega al ERP por servicio sin extender el core, con la cadena de aprobación y el audit trail como subproducto del flujo.
El desafío
En una compañía regional de alimentos que gestiona su presupuesto CAPEX/OPEX por correo y planillas, el patrón se repite: el proceso funciona, pero no deja rastro.
- El proceso de aprobación vive en correos y planillas. El modelo de aprobación, los datos maestros y los formularios no están en ningún sistema gobernado; cada ampliación es una cadena de mensajes sin estado.
- Los datos maestros viven en planillas paralelas. Centros de costo, cuentas, categorías, clase de activo y cadena de aprobadores no se conectan con el resto del modelo operacional.
- La carga al ERP es manual. Una vez aprobada, la solicitud se re-tipea en el ERP financiero, con riesgo de error y sin un rastro que una la aprobación con el registro.
- Las cargas que fallan se rehacen a mano. Cuando una solicitud aprobada no llega al ERP, alguien la reprocesa caso por caso, sin clasificación del error ni reenvío gobernado para los fallos repetitivos.
- La cadena de aprobación multi-nivel es difícil de mantener. Cambiar quién aprueba qué por centro de costo y categoría implica reglas dispersas; cada cambio organizacional se gestiona a mano.
- El audit trail se reconstruye desde correos antes de cada auditoría, en lugar de ser subproducto del flujo.
La opción percibida es seguir con correos y planillas (sin rastro) o levantar un desarrollo a medida (riesgoso, largo). Lo que falta es implementar un flujo gobernado de presupuesto sobre el Operational Graph —desde una base limpia, con el modelo de aprobación y los datos maestros como parte del grafo.
La solución EAFlow
Budget Approval Workflow es un acelerador CPG construido sobre las soluciones transversales Workflow y la capa común Operational Graph de EAFlow Platform, con integración al ERP financiero por servicio, operando al lado del ERP del cliente —sin extender su core ni reemplazarlo. La validación cubrió, sobre una implementación nueva desde una base limpia:
- Implementación nueva sobre EAFlow, no migración de una herramienta previa. El objeto de solicitud, la matriz de aprobadores y los catálogos de centro de costo, cuentas y categoría se modelaron sobre EAFlow desde una base limpia, sin reescribir un proceso heredado.
- Datos maestros como entidades del grafo. Centros de costo, cuentas operativas, categorías, clase de activo, clasificación y cadena de aprobadores viven en el Operational Graph, no en planillas aparte.
- Formulario por tipo (OPEX/CAPEX) sin reglas hard-coded: el formulario cambia consultando el grafo.
- Cadena de aprobadores multi-nivel configurable por centro de costo y categoría, con rol Informado opcional. Cada transición queda firmada por su autor, con banner de tarea pendiente y audit trail recorrible sobre el grafo.
- Integración al ERP financiero por servicio. Al aprobarse, el bus empuja la solicitud al ERP por un servicio autenticado, sin extender el core ni romper el camino de upgrade.
- Clasificación de reprocesos y excepciones con control humano. Si la integración falla, el caso queda marcado a reprocesar; los errores se clasifican (dato faltante, evidencia, cambio de monto, ajuste presupuestario) y el reenvío de los casos repetitivos conocidos pasa por un responsable humano.
- Configuración de datos maestros auditada (CRUD sin reprogramar el flujo) y consulta gobernada sobre el corpus de presupuesto, con cita a la solicitud y al nodo correspondiente y control humano en toda acción.
El alcance se confirma en discovery (centros de costo, cadena de aprobadores, categorías, APIs y permisos del ERP). El acelerador opera al lado del ERP, sin extender su core ni reemplazarlo.
Qué se validó
La experiencia se ejecutó implementando un flujo de presupuesto sobre EAFlow desde una base limpia y operándolo sobre el Operational Graph. El equipo financiero recorrió el ciclo completo: modelado del proceso sobre el grafo, datos maestros como entidades, formulario por tipo, cadena de aprobadores multi-nivel con audit trail por transición, integración al ERP por servicio, clasificación de reprocesos con control humano y configuración de datos maestros auditada.
Capacidades demostradas
- Operational Graph como base común de contexto.
- Proceso de presupuesto modelado sobre el grafo desde una base limpia.
- Datos maestros (centros de costo, cuentas, categoría, clase de activo, cadena de aprobadores) como entidades del grafo.
- Formulario por tipo sin reglas hard-coded.
- Cadena de aprobadores multi-nivel configurable con audit trail por transición.
- Integración al ERP financiero por servicio, sin extender el core.
- Clasificación de reprocesos y excepciones con control humano.
- Configuración de datos maestros auditada y consulta gobernada sobre el corpus de presupuesto.
Resultado observado
El workflow de presupuesto pasó de "vivir en correos y planillas" a operar sobre el grafo, conectado a su centro de costo, categoría y cadena de aprobación. Los datos maestros dejaron de vivir en planillas paralelas; la cadena de aprobadores se configura por centro de costo y categoría sin tocar código; la integración al ERP se hace por servicio sin extender el core; los reprocesos se clasifican con control humano; y el audit trail dejó de rearmarse desde correos y pasó a ser subproducto del flujo.
La validación confirmó que el acelerador gobierna el workflow de presupuesto sobre el grafo operacional del cliente, integrado al ERP por servicio.
Por qué importa para otras organizaciones
El patrón se repite en compañías de alimentos y consumo con presupuesto CAPEX/OPEX gestionado por correo y planillas: el proceso funciona pero no deja rastro, los datos maestros viven aparte y la carga al ERP es manual. Implementar un flujo gobernado sobre el Operational Graph —sin reemplazar el ERP, integrando por servicio y agregando clasificación de reprocesos— reduce el reproceso y devuelve trazabilidad.
Empezar por el workflow de presupuesto es además una puerta de entrada de bajo riesgo: el mismo Operational Graph que sostiene las solicitudes y los datos maestros sostiene después procesos, inventario, impacto del cambio y aseguramiento de control.
Cómo escala — soluciones relacionadas
El workflow de presupuesto se reutiliza sobre el mismo Operational Graph:
- Hacia otros aceleradores CPG HR Shared Services — Negotiated Offboarding y Supplier Service Desk — Shared Services CPG
Comparten el patrón de workflow + datos maestros + integración por servicio sobre el grafo, y pueden coexistir en el mismo tenant.
- Hacia procesos Modernización de Procesos y Arquitectura / Process Knowledge
El proceso de presupuesto se conecta al corpus de procesos modernizado.
- Hacia el inventario Inventario Vivo TI
Las aplicaciones y el bus de integración se conectan al inventario del portafolio.
- Hacia el cambio Mapa de Impacto y Roadmap de Cambio
Un cambio en la cadena de aprobación o en los datos maestros se evalúa por impacto sobre el grafo antes de aplicarse.
- Hacia proveedores y riesgo Vendor, SLA & Contract Intelligence y Risk & Control Assurance
El presupuesto CAPEX ligado a proveedores y contratos, y los controles del proceso (segregación de funciones, límites de aprobación), entran al modelo.