Diferencias de pedido, recepción, precio o documentación tratadas como un caso con responsable declarado, autorización aplicable y resultado verificable — desde la detección hasta la confirmación registrada en el sistema financiero autorizado.
01 · El problema
Una factura se detiene por una diferencia concreta: la cantidad recibida no coincide con la facturada, el precio difiere del pactado, falta la orden de compra o el documento llegó incompleto. Resolverla exige a compras, recepción, calidad, cuentas a pagar o al proveedor.
El trabajo se coordina con lo que hay a mano: planillas de Microsoft Excel con los pendientes, correo para pedir la explicación y reporting en Power BI sobre el volumen acumulado. Cada pieza cumple una función útil y ninguna deja constancia de quién debía actuar, qué se respondió y con qué autorización quedó cerrada la diferencia.
La demora rara vez nace de la falta de sistemas: nace de una diferencia sin responsable asignado y sin resultado verificable.
02 · La solución
Cada diferencia se trata como un caso con recorrido declarado: detección o ingreso de la excepción, clasificación del tipo de diferencia, asignación al responsable que puede resolverla, observación y respuesta, autorización aplicable según la regla y el monto, y confirmación desde el sistema financiero autorizado.
El recorrido nace de las definiciones aprobadas del Operational Graph: cada factura queda conectada con su orden de compra, su recepción, su contrato cuando existe, la sociedad y el responsable que puede resolver. BPMflow lo sostiene —casos, asignación, plazos, autorizaciones y evidencia—: el proceso nace del grafo y no de un diagrama aislado.
Supplier Service Desk for Shared Services es la puerta de entrada del proveedor; este recorrido resuelve el paso siguiente. Cuando la diferencia se dirime contra la verdad contractual, el contexto llega desde Vendor, SLA & Contract Intelligence. Una vez resuelta y autorizada la diferencia, el pago sigue su propio recorrido —instrucción, registro, ejecución, rechazo o devolución y conciliación— en Corporate Payments and Reconciliation.
03 · Capacidades
Las diferencias quedan en una bandeja única, con tipo, responsable, antigüedad y autorización pendiente a la vista. Max responde sobre el caso dentro del contexto autorizado: explica qué falta, muestra la evidencia registrada y propone el responsable siguiente.
Abre el caso desde el registro de la factura, una revisión periódica o el ingreso del proveedor.
Distingue cantidad, precio, orden faltante, documentación incompleta, impuesto observado o cargo no previsto: cada tipo tiene responsable y regla propios.
Deriva el caso a compras, recepción, calidad, cuentas a pagar o al proveedor según el tipo, la sociedad y el monto, con plazo comprometido.
Registra la pregunta, la respuesta, el adjunto y la corrección acordada. El proveedor participa con acceso acotado a su propio caso.
Aplica la regla vigente por tipo de diferencia y tramo de monto, y conserva la aprobación firmada con su autor y momento.
Recoge la confirmación desde el sistema financiero autorizado y conserva qué se detectó, quién resolvió y qué se autorizó.
04 · Roles
Detecta la diferencia y sostiene el caso.
Qué ve
Las facturas detenidas por tipo, antigüedad, sociedad y responsable, con su documentación.
Qué hace
Abre o confirma la excepción, la clasifica, la asigna y registra el resultado acordado.
Explica o corrige la diferencia.
Qué ve
Los casos de su área con la orden, la recepción, el documento del proveedor y el plazo.
Qué hace
Aporta la explicación, corrige el dato de origen o pide la corrección al proveedor.
Aprueba la resolución dentro de su alcance.
Qué ve
Las excepciones pendientes de su nivel, con el sustento y el monto en juego.
Qué hace
Aprueba, rechaza o devuelve con observación, según la regla vigente y el tramo de monto.
Aporta el documento o la corrección que falta.
Qué ve
El estado de la excepción que lo involucra y qué información falta, en su propio caso.
Qué hace
Responde la observación, envía la nota de crédito o el documento corregido y sigue el avance.
05 · Implementación
La implementación parte del proceso actual: alcanza con el contexto mínimo del primer recorrido, sin un proyecto de arquitectura previo.
1 · Acordar el resultado
Qué diferencias entran, quién resuelve cada tipo, qué autorización aplica por monto y qué se considera resultado acordado.
2 · Recuperar contexto y conectar fuentes
Toma la orden, la recepción y la factura desde el ERP y la plataforma de compras, y se integra con el repositorio documental de la organización —por ejemplo, Microsoft SharePoint— cuando esa es la fuente autorizada.
3 · Probar el recorrido e incorporarlo
Se prueba con casos del período en curso, se ajustan reglas y plazos, y la operación diaria queda bajo control del equipo del cliente.
06 · Escenarios típicos
Varias sociedades, volumen alto de facturas, equipos de compras y recepción distribuidos: situaciones que se repiten a diario.
Una excepción de factura se resuelve cuando alguien puede explicarla, alguien puede autorizarla y el resultado queda confirmado. Conviene empezar por un tipo de diferencia concreto.
Invoice Exception Resolution es una solución transversal de EAFlow sobre el Operational Graph, sostenida por las capacidades de automatización de BPMflow. Supplier Service Desk for Shared Services ordena la puerta de entrada del proveedor y Vendor, SLA & Contract Intelligence aporta la verdad contractual. Cuando la diferencia deriva en una negociación económica, ese es otro recorrido: reclamos y deducciones comerciales, sobre la misma base.
