La recepción de cada unidad, las observaciones que levanta el comprador, los contratistas que las corrigen y la garantía que sigue corriendo después de la entrega, tratados como un mismo expediente — desde la preentrega hasta la conformidad de quien corresponde según lo acordado para ese evento.
01 · El problema
La unidad está terminada y el comprador llega a recibirla. Recorre el departamento con una lista impresa, anota lo que ve —una puerta que roza, una filtración bajo el lavaplatos, un artefacto que falta— y firma. Desde ese momento la lista se dispersa: una parte pasa a la constructora, otra queda en un grupo de mensajería con el maestro de terminaciones y otra vuelve al ejecutivo comercial, el único contacto que el comprador tiene identificado.
El seguimiento se arma con lo que hay a mano: una planilla de Microsoft Excel por torre con las observaciones de cada departamento, fotos en el teléfono del coordinador de entregas, correo para pedir la visita del contratista y un formulario aparte para las solicitudes de garantía. Cada pieza cumple su función y ninguna deja constancia de qué observación sigue abierta hoy, quién quedó a cargo, con qué plazo y quién dio por conforme el resultado.
El proyecto se mide por unidades entregadas; el comprador lo mide por la observación que todavía nadie vino a corregir.
02 · La solución
Cada unidad tiene su expediente con un recorrido acordado: preentrega, recepción con el comprador presente, registro de cada observación con su calificación y su responsable, asignación al contratista responsable, re-inspección de lo corregido y conformidad de quien corresponda para esa observación: el propietario sobre lo que se comprometió a revisar, el responsable autorizado o el sistema designado, o la inspección técnica. Entregada la unidad, ese mismo expediente sigue recibiendo las solicitudes de garantía, con la partida involucrada y el plazo vigente a la vista.
Cada entrega se arma sobre lo que el Operational Graph ya tiene definido y aprobado: el proyecto, la etapa y la torre, el modelo de unidad y su especificación, el contratista de cada partida, la garantía que corre por cada una y el comprador con su promesa de compraventa. BPMflow lo sostiene —casos, asignación, plazos, autorizaciones y evidencia—, de modo que una observación aislada y la misma repetida en veinte unidades del mismo modelo pueden leerse juntas.
Project Handover to Operations resuelve un tramo parecido de nombre y distinto de fondo. Allí quien recibe es un equipo interno que pasará a operar un servicio o un activo, y la evidencia son las condiciones de recepción, los responsables de soporte y la documentación vigente. Aquí quien recibe es el comprador, el objeto es su departamento bajo un contrato de compraventa, y la evidencia es el acta firmada, la observación conforme y la garantía de cada partida. Quien entrega edificios y también departamentos necesita los dos recorridos, no uno adaptado al otro.
La operación comercial previa —canales, calificación, visitas y seguimiento— es Real Estate Sales Operations, y este recorrido empieza donde aquel termina. Cuando la corrección la ejecuta un tercero sobre el edificio, ese trabajo conserva su propia habilitación y aceptación en Contractors, Assets and Interventions.
03 · Capacidades
Las unidades quedan en una bandeja por etapa y por torre, con la fecha de entrega, las observaciones abiertas y sus plazos a la vista. Max responde sobre el expediente dentro del contexto autorizado: explica qué observación sigue abierta, muestra la evidencia registrada y propone el responsable siguiente.
Registra el recorrido interno previo a la entrega: qué partidas se revisaron, qué quedó observado antes de citar al comprador y qué debe corregirse para que la unidad esté en condiciones de recibirse.
Levanta las observaciones en el departamento, con fotografía y ubicación por recinto, y registra la decisión de quien recibe: recibir conforme, recibir con observaciones o no recibir la unidad, con la firma que corresponda al acta.
Distingue terminaciones, instalaciones, equipamiento, daño de uso posterior y espacio común: cada tipo define quién corrige, qué garantía aplica y qué plazo se compromete. Una observación también puede quedar calificada como no procedente, con su fundamento registrado y comunicado.
Deriva la corrección al contratista o a la especialidad responsable con la unidad, el recinto y el acceso acordado, y conserva la evidencia de lo ejecutado: qué se hizo, quién lo hizo y en qué fecha.
Vuelve a comprobar lo corregido antes de darlo por cerrado y guarda la conformidad de quien corresponde. Si la observación reaparece, el expediente lo muestra sobre la misma unidad y la misma partida, y no como un caso nuevo sin historia.
Mantiene el plazo de garantía de cada partida y el canal por el que el propietario levanta una solicitud posterior a la entrega. Lo que se repite en un mismo modelo de unidad queda visible como un patrón del proyecto y llega a quien define la especificación de la etapa siguiente.
04 · Roles
Las observaciones, las visitas acordadas y las conformidades del propietario quedan dentro del expediente, no en un canal de atención paralelo.
Prepara la unidad y conduce la recepción.
Qué ve
El calendario de entregas por torre, el estado de preentrega de cada unidad y las observaciones abiertas con su responsable y su plazo.
Qué hace
Cita al comprador, levanta el acta, califica cada observación con su responsable y sigue los plazos comprometidos.
Sostiene la unidad después de la entrega.
Qué ve
Las solicitudes de garantía por proyecto, partida y antigüedad, con la evidencia de la entrega original y de las correcciones anteriores.
Qué hace
Admite la solicitud o la rechaza con fundamento, la deriva a la especialidad que corresponde y registra la conformidad cuando la comprobación no depende del propietario.
Corrige lo observado a su cargo.
Qué ve
Las observaciones asignadas con su unidad, su recinto, la fotografía del registro y la fecha de acceso acordada, en su propio expediente con acceso acotado.
Qué hace
Coordina la visita, ejecuta la corrección, registra qué hizo con su evidencia y devuelve la observación para su comprobación.
Recibe, observa y da su conformidad.
Qué ve
El estado de su propia unidad: qué observó, qué quedó comprometido, con qué plazo y qué garantía sigue vigente por cada partida.
Qué hace
Recorre la unidad y levanta sus observaciones, acuerda las visitas de corrección y otorga o niega su conformidad sobre lo que se comprometió a revisar.
05 · Implementación
La implementación parte de una entrega concreta y próxima: alcanza con el contexto de esa etapa, su listado de unidades y sus contratistas, sin un proyecto de arquitectura previo.
1 · Acordar el resultado
Qué observaciones entran, cómo se califican, quién corrige cada tipo, qué plazo se compromete, quién puede declarar una observación no procedente y qué conformidad cierra cada caso.
2 · Recuperar contexto y conectar fuentes
Toma el proyecto, la etapa, la torre y el listado de unidades desde el sistema de obra; el comprador y su promesa desde el sistema comercial; y se integra con el repositorio documental del proyecto cuando esa es la fuente autorizada de planos, especificaciones y actas.
3 · Probar el recorrido e incorporarlo
Se prueba con las entregas de la torre en curso, se ajustan calificaciones, plazos y criterios de conformidad, y la operación diaria del recorrido queda bajo control del equipo del cliente.
06 · Escenarios típicos
Varias torres entregándose en paralelo, contratistas que ya cerraron su contrato de obra y garantías con plazos distintos según la partida: situaciones frecuentes en un proyecto en entrega. Los escenarios siguientes son ilustrativos.
Una entrega queda cerrada cuando la unidad fue recibida con su acta registrada y cada observación tiene la conformidad que corresponde según lo acordado para ese evento: el propietario sobre lo que se comprometió a revisar, o el responsable autorizado o el sistema designado cuando no depende de él. Conviene empezar por una torre y sus primeras entregas.
Property Handover and Aftersales es un acelerador sectorial de EAFlow sobre el Operational Graph, sostenido por las capacidades de automatización de BPMflow. Real Estate Sales Operations cubre la operación comercial previa; Contractors, Assets and Interventions, los trabajos de terceros sobre el edificio. Project Handover to Operations resuelve otro tramo, con otro receptor y otra evidencia. Los actos contractuales y legales de la compraventa conservan sus responsables y procedimientos.
