Document Owner
Carga, actualiza y envía documentos a revisión.
EAFLOW · SOLUCIONES · ACELERADOR SECTORIAL CPG Quality Document Management for CPG
Quality Document Management for CPG
Gobierno documental de Calidad e Inocuidad
por planta.
Gobierna documentos vivos del Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad: SOPs, instructivos, procedimientos, registros, formularios, especificaciones y evidencias.
Controla versiones, aprobaciones, publicación, trazabilidad, Data Room, QR en planta, consulta con Max y reportería para monitorear backlog, vencimientos y exposición documental.
Max responde desde documentos vigentes y fuentes oficiales, no desde borradores ni versiones obsoletas.
Trabaja sobre el repositorio documental oficial del cliente — Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive — según el alcance de integración definido.
No es otra carpeta digital. Es evidencia documental conectada al proceso.
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Documentos vivos del SGC
SOPs, instructivos, registros y especificaciones.
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Flujo documental
Revisión, aprobación, publicación y vigencia.
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Evidencia trazable
Versión, huella, watermark y responsable.
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Auditoría / Data Room
Evidencia publicada, accesos y versiones vigentes.
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Reportería documental
Backlog, vencimientos, exposición y cuellos de botella.
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QR en planta
Acceso al documento vigente desde la línea operativa.
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Chat documental con Max
Preguntas sobre el contenido de documentos publicados, con respuestas basadas en evidencia vigente.
- Categoría
- Quality Document Management para CPG (acelerador sectorial sobre Process Knowledge)
- Usuarios
- Calidad, inocuidad, cumplimiento, auditoría documental, operaciones por planta
- Salida
- SGC documental gobernado por planta, versiones, aprobaciones, evidencia publicada, Data Room y QR
- Implementación
- Acelerador sectorial con implementación asistida
- No reemplaza
- El repositorio documental oficial (Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive); se integra como capa de gestión sin migrar archivos
01 · Problema
El problema no es tener documentos. Es demostrar cuál es el correcto.
En una planta de CPG, el SGC vive en cientos de SOPs, instructivos, políticas, procedimientos, registros, formularios, especificaciones y evidencias repartidos entre bibliotecas SharePoint, unidades de Google Drive, carpetas locales y planillas paralelas. Los documentos existen. Lo que falta es responder con confianza preguntas operativas básicas:
- ¿Cuál es la versión vigente de esta política, hoy, para esta planta?
- ¿Quién la aprobó y cuándo, y qué cambió respecto de la versión anterior?
- ¿En qué línea o planta aplica este procedimiento, y dónde no aplica?
- ¿Qué evidencia publicada respalda este control ante una auditoría?
- ¿Qué proceso operativo depende de este SOP, y qué pasa si cambia?
El SGC no se sostiene con documentos. Se sostiene con documentos publicados, vigentes, aprobados y conectados al proceso.
Quality Document Management for CPG transforma documentación dispersa en evidencia vigente, trazable y conectada al proceso.
En Service Operations, las mismas capacidades soportan evidencias de atención, documentos de procedimiento, anexos auditables, versiones vigentes, registros de aprobación y documentación disponible para auditoría. La evidencia no queda como adjunto suelto: queda publicada, versionada, trazable y consultable desde fuentes oficiales.
02 · Contexto operativo
Cada documento en su contexto operativo.
Un documento de calidad no debería vivir como archivo aislado. En Quality Document Management for CPG, cada documento puede conectarse con su planta, proceso, actividad, rol, responsable, control, auditoría, evidencia y versión publicada.
- Documento · SOP, instructivo, política, procedimiento, registro, formulario, especificación o evidencia.
- Versión · La edición vigente, con fecha de publicación, autor y motivo de cambio.
- Aprobación · El firmante, la fecha y el rol que aprueba la versión publicada.
- Planta o línea · El alcance operativo donde el documento aplica — por planta, línea o unidad.
- Proceso vinculado · La actividad, el proceso o la auditoría que usa el documento.
- Evidencia · El documento publicado, consultable como prueba ante auditoría interna o externa.
Cada documento queda conectado al proceso que lo usa, a la planta donde aplica, al firmante que lo aprobó y a la versión vigente. El SGC deja de ser un inventario y pasa a ser una capa documental viva, consultable y auditable.
Cómo funciona
El flujo documental, de la carga a la auditoría.
Quality Document Management for CPG opera sobre el repositorio documental oficial existente. El ciclo de vida de cada documento del SGC sigue cinco pasos trazables, configurables por tipo, planta y rol.
- 01
Carga o conecta documentos existentes
Los documentos nuevos se suben al repositorio oficial; los existentes se conectan desde Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive según el alcance acordado, sin migración masiva de archivos.
- 02
Clasifica por planta, tipo y proceso
Cada documento queda asociado a la planta o línea donde aplica, al tipo (SOP, instructivo, política, procedimiento, registro, formulario, especificación, evidencia) y al proceso operativo que lo usa.
- 03
Revisa y aprueba
El flujo documental configurable enruta la revisión y aprobación al rol correcto. Las transiciones de estado quedan trazadas con firmante, fecha y motivo de cambio.
- 04
Publica evidencia vigente
Sólo se publica lo aprobado. Las versiones obsoletas se retiran sin perder el histórico, y el documento publicado tiene fecha de vigencia explícita y trazabilidad de aprobación.
- 05
Consulta en operación, auditoría y chat con Max
El documento publicado queda disponible para búsqueda, QR en planta, Data Room, Modo Auditor y preguntas con Max sobre el contenido vigente.
Reportería
Reportería para saber dónde está el riesgo documental.
Quality Document Management for CPG incorpora tableros y reportes para monitorear la salud documental por planta, proceso, tipo documental y responsable.
El equipo puede identificar documentos vencidos o por vencer, críticos no publicados, evidencia faltante, documentos sin clasificación, carga de revisores, cuellos de botella y exposición documental antes de que se conviertan en hallazgos de auditoría.
- 7 revisiones vencidas
- 14 por vencer
- 3 críticos no publicados
- 82% evidencia accesible
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Control Documental
Visibilidad sobre documentos publicados, en revisión, vencidos, por vencer, bloqueados, críticos no publicados y sin clasificación.
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Auditoría / Data Room
Seguimiento de evidencia accesible, versiones vigentes, trazabilidad, aprobaciones formales, accesos de auditores, consultas y exportaciones.
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Gestión Ejecutiva
Lectura de backlog, exposición por planta o subproceso, carga por responsable, cuellos de botella y tendencia operativa.
No se trata sólo de tener documentos bajo control. Se trata de saber dónde está el riesgo documental antes de la auditoría.
03 · Qué soporta
Capacidades para gobernar documentos de Calidad.
Acelerador sectorial sobre el Operational Graph de EAFlow, diseñado para el ciclo de vida documental del SGC en fabricantes CPG — alimentación y bebidas, productos del hogar, cuidado personal y bienes de consumo empaquetados. Las nueve capacidades cubren el flujo completo desde la edición hasta la publicación, la auditoría y la consulta con IA.
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Gestión documental por planta
Estructura el repositorio documental por planta, línea o unidad operativa. Cada documento queda asociado a la planta donde aplica, al rol responsable y al estado vigente.
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Flujo documental configurable
Flujos de aprobación, revisión, retirada y reemplazo configurables por tipo de documento, planta o categoría. Las transiciones de estado quedan trazadas con firmante y fecha.
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Publicación con evidencia trazable
Sólo se publica lo aprobado. Las versiones obsoletas se retiran sin perder el histórico, y el documento publicado tiene fecha de vigencia, firmante y trazabilidad explícitos.
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Versionado y comparación de cambios
Cada cambio queda registrado con autor, fecha y motivo. La comparación entre versiones permite ver qué cambió en una política, SOP o instructivo, no sólo cuándo cambió.
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Documentos conectados al proceso
Cada documento se vincula al proceso, la actividad, el rol o la auditoría que lo usa. Un cambio en el proceso muestra qué documentos se actualizan; un documento muestra qué procesos dependen de él.
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Data Room y Modo Auditor
Vista controlada para auditores externos: acceso a la versión vigente, evidencia publicada, historial de aprobación y trazabilidad por proceso, sin abrir el repositorio completo.
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Reportería documental, operativa y ejecutiva
Monitorea backlog documental, revisiones vencidas, documentos críticos no publicados, evidencia accesible, carga de revisores, cuellos de botella y exposición por planta o subproceso. La reportería permite pasar de una lógica reactiva —buscar documentos cuando llega la auditoría— a una lógica preventiva: saber qué falta revisar, aprobar, publicar o evidenciar antes de que se transforme en riesgo.
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QR para uso en planta
Cada documento publicado genera un código QR estable que apunta a la versión vigente. El operador en planta escanea y siempre encuentra el documento aprobado del día, no una copia local.
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Chat documental sobre evidencia publicada
Permite hacer preguntas en lenguaje natural sobre SOPs, instructivos, procedimientos, registros, formularios, especificaciones y evidencias publicadas. Max responde desde documentos vigentes y fuentes oficiales, ayudando a encontrar la parte relevante del documento sin exponer borradores ni versiones obsoletas.
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Microsoft 365/SharePoint y Google Workspace/Drive
Trabaja sobre el repositorio documental oficial de la organización. Microsoft 365/SharePoint y Google Workspace/Drive están soportados según el alcance de integración acordado en el proyecto.
Ejemplos
Preguntas que Max puede responder
- ¿Qué procedimiento vigente aplica a esta actividad?
- ¿Qué dice el instructivo publicado sobre esta operación?
- ¿Qué cambió respecto de la versión anterior?
- ¿Qué evidencia respalda este control?
- ¿Qué documento debe usar este rol?
Process Knowledge aplicado
No es sólo un gestor documental. Es Process Knowledge aplicado a Calidad.
Cada documento publicado puede conectarse al proceso, actividad, rol, planta, auditoría o evidencia donde aplica. Así, el equipo no sólo encuentra archivos: encuentra el documento vigente en su contexto operativo.
Max no es un buscador genérico. Es un chat documental sobre evidencia publicada.
04 · Quiénes lo operan
Tres roles. Un mismo trazo de evidencia.
Quality Document Management for CPG involucra tres roles alrededor de cada documento. Cada rol accede al mismo repositorio gobernado desde un ángulo distinto, según su responsabilidad.
Quality Manager
Aprueba, publica y controla vigencia documental.
Auditor / Inspector
Consulta evidencia publicada sin acceder a borradores ni trabajo interno.
05 · Entrega
Se implementa sobre el repositorio documental existente.
Quality Document Management for CPG trabaja sobre el repositorio documental oficial del cliente — Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive — según el alcance de integración definido. La plataforma agrega gobierno documental, trazabilidad, publicación, Data Room, QR y consulta con Max sin obligar al equipo a partir desde cero.
Descubrimiento
Panorama documental del SGC
Mapeamos los repositorios documentales en alcance — bibliotecas SharePoint, sitios M365, unidades de Google Drive u otras carpetas oficiales — y los documentos críticos del SGC por planta, junto con los procesos, responsables y auditorías que cada documento sostiene. El alcance queda declarado sobre el Operational Graph.
Conexión
Integración con el repositorio oficial
Conectamos las fuentes documentales relevantes según el alcance acordado. Microsoft 365/SharePoint y Google Workspace/Drive se integran cuando aplica; los documentos permanecen en su repositorio oficial, y el flujo, versionado, aprobaciones y vinculación al proceso viven sobre el Operational Graph.
Adopción
Operación de evidencia documental
Desplegamos Quality Document Management for CPG sobre el Operational Graph, configuramos los patrones de aprobación, publicación y Data Room relevantes para las obligaciones de auditoría, y transferimos la propiedad para que el SGC opere en manos del equipo de calidad.
Implementación asistida. Propiedad transferida al equipo de calidad al cierre del proyecto.
06 · Alcance soportado
Alcance soportado del producto.
Quality Document Management for CPG cubre el ciclo de vida documental del SGC. Estas son las capacidades soportadas, dentro del alcance acordado en cada proyecto:
- Documentos vivos del SGC — SOPs, instructivos, políticas, procedimientos, registros, formularios, especificaciones y evidencias bajo gobierno documental.
- Gobierno documental por planta — alcance operativo por planta, línea o unidad, con vigencia y propiedad por documento.
- Flujo documental — revisión, aprobación, publicación y retirada configurables por tipo, planta y categoría.
- Evidencia audit-ready — Data Room, historial de aprobación, trazabilidad por proceso y vista controlada por rol.
- Uso en operación — QR para acceso en planta a la versión vigente, sin copias locales.
- Chat documental / RAG — consulta con Max sobre documentos publicados y fuentes oficiales. Permite responder preguntas sobre contenido vigente, procesos asociados, responsables, evidencia y cambios entre versiones.
- Repositorios documentales existentes — integración con Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive según el alcance acordado en el proyecto.
- Reportería documental — dashboards y reportes para control documental, preparación de auditoría y gestión ejecutiva: backlog, vencimientos, documentos publicados, evidencia accesible, carga por responsable, cuellos de botella y exposición por planta o proceso.
Notas de alcance — qué no incluye como parte base
- No reemplaza Microsoft 365/SharePoint ni Google Workspace/Drive — se integra con el repositorio oficial existente.
- No cubre HACCP, BRC ni FSMA como suite operativa completa de inocuidad alimentaria o trazabilidad de cadena.
- No incluye integración base con SAP QM, LIMS o MES — se evalúa caso a caso dentro del alcance del proyecto.
Convierte documentación dispersa en evidencia lista para auditoría.
Quality Document Management for CPG ayuda a los equipos de Calidad a encontrar, aprobar, publicar, demostrar y monitorear documentos vigentes, conectados al proceso y disponibles para operación, auditoría, reportería ejecutiva y consulta con Max.
Quality Document Management for CPG es un acelerador sectorial sobre el Operational Graph de EAFlow, disponible mediante implementación asistida en el dominio documental CPG. Trabaja sobre Microsoft 365/SharePoint o Google Workspace/Drive según el alcance acordado, sin migrar documentos fuera del repositorio oficial.