Un hallazgo abre una investigación con investigador designado, acceso acotado al expediente y una conclusión fundada — con acción correctiva cuando corresponde, y con verificación de eficacia cuando el dominio y la acción la exigen.
01 · El problema
Un hallazgo se registra y el expediente se detiene ahí: el documento existe, la causa no. Quién analiza, con qué evidencia y bajo qué autorización se concluye quedan fuera del registro. Y si el caso es sensible, o circula entre quienes no deberían verlo, o se guarda donde después nadie puede revisarlo.
El análisis se arma con lo que hay a mano: planillas de Microsoft Excel con los casos abiertos, carpetas restringidas en Microsoft SharePoint para lo sensible y correo para pedir el descargo. Ninguna deja constancia de quién investigó ni quién autorizó el cierre.
Un expediente documental todavía no es una investigación: falta el investigador y falta quién responde por la conclusión.
02 · La investigación
Cada hallazgo abre un caso con investigador designado, plazo y alcance. El descargo, el análisis de laboratorio y el informe del tercero entran al mismo expediente, cada uno con su autor y su momento.
El caso nace de las definiciones aprobadas del Operational Graph: el hallazgo queda conectado con el proceso, el control, el documento vigente y el lote o siniestro que lo originó. BPMflow sostiene asignación, plazos, permisos y evidencia.
Quality Document Management for CPG aporta el procedimiento vigente; Risk & Control Assurance, el control afectado. Si la conclusión deriva en un cambio de rol o una salida, sigue en Employee Lifecycle Operations; si nace de un caso en curso, en Claims and Service Coordination.
03 · Variantes por dominio
Los cuatro comparten expediente, tareas y evidencia. No comparten disparador, investigador, autorización ni criterio de cierre.
04 · Capacidades
El caso muestra su dominio, su investigador y qué falta para concluir. Max responde sobre el expediente dentro del contexto autorizado.
Nombrado con plazo, alcance y sin conflicto de interés pendiente.
Descargos, análisis, fotografías e informes de terceros, cada uno con su autor.
Causa, alcance y fundamento, con acción correctiva asociada o sin ella.
Cada acción sigue su avance; la eficacia se programa cuando el dominio la exige.
05 · Roles
Abre el caso y responde por su avance.
Qué ve
Los casos de su dominio por estado y antigüedad.
Qué hace
Califica el hallazgo, designa investigador y fija el alcance.
Reúne la evidencia y propone la conclusión.
Qué ve
El caso asignado y la documentación habilitada.
Qué hace
Pide descargos, incorpora informes y redacta el fundamento.
Resuelve dentro de su alcance.
Qué ve
La conclusión propuesta y las acciones sugeridas.
Qué hace
Aprueba, ordena acciones o devuelve el caso con una observación.
Comprueba lo actuado.
Qué ve
El expediente completo dentro de su alcance.
Qué hace
Verifica la eficacia comprometida y registra la comprobación.
06 · Confidencialidad
Participación acotada
Cada tercero aporta lo que se le pidió y ve solo esa parte.
Reserva de identidad
Cuando el dominio lo permite, quien reporta queda protegido sin perder trazabilidad.
Revisión posterior
Auditoría entra al expediente completo, y ese acceso queda registrado.
07 · Implementación
Se configura un dominio primero; los siguientes reutilizan expediente y evidencia sin heredar sus permisos.
1 · Acordar el dominio
Qué hallazgos entran, quién investiga, quién resuelve, quién ve el caso y qué lo cierra.
2 · Traer el contexto
El hallazgo se conecta con el documento vigente, el control afectado y el responsable que resuelve.
3 · Probar y transferir
Se prueba con casos del período, se ajustan permisos y plazos, y el equipo del cliente lo opera.
08 · Escenarios típicos
Una investigación termina cuando alguien explica qué pasó, alguien autorizado resuelve y el resultado queda registrado. Conviene empezar por un dominio.
Domain Investigations and Nonconformities es una solución transversal de EAFlow sobre el Operational Graph, sostenida por las capacidades de automatización de BPMflow. Quality Document Management for CPG aporta el contexto documental; la investigación es un recorrido propio.
