EAFlow centraliza requests presupuestarios, validaciones, approvals, observaciones y reprocesos en una bandeja gobernada para Finance Shared Services. Convive con ERP y EPM. No los reemplaza: agrega workflow, routing, approval trail y evidencia operativa.
01 · El problema
Una aprobación presupuestaria puede involucrar requester, budget owner, controller, finanzas, centro de costo, sociedad, política interna y validación contra presupuesto disponible.
Cuando el proceso vive en correos, planillas o aprobaciones informales, se pierde trazabilidad: quién solicitó, qué se revisó, quién aprobó, qué observación bloqueó el caso, qué se corrigió y cuándo quedó listo para handoff al ERP.
EAFlow convierte cada solicitud presupuestaria en un caso gobernado, con responsables, estados, approvals, evidencia y cierre operativo.
02 · La solución
Finance Shared Services recibe la solicitud, valida el contexto, coordina aprobaciones, gestiona observaciones, controla reprocesos y deja el caso listo para integración o registro en el ERP.
EAFlow conecta cada paso en un mismo flujo sobre el Operational Graph: intake, routing, approvals, budget validation, rework, ERP handoff y audit-ready evidence — con cada caso conectado a su legal entity, centro de costo, budget owner, approver y policy.
BPMflow sostiene ese recorrido de aprobación sobre las definiciones ya aprobadas en el grafo: el nivel que corresponde y la ruta hacia el aprobador se resuelven desde la entidad legal, el centro de costo y la política vigente, no desde un diagrama de proceso aislado. Cada devolución con observación queda registrada como estado intermedio del caso, con responsable, plazo y evidencia pendiente: el caso sigue abierto hasta que la observación se resuelve. Cuando la aprobación se completa, el expediente queda listo para el registro o la integración, y el cierre se confirma desde el sistema financiero autorizado — no se da por cerrado en la bandeja.
El resultado no es otra planilla. Es un expediente operacional completo.
03 · Capacidades
Ingreso controlado de solicitudes CAPEX/OPEX, con datos mínimos, legal entity, centro de costo, monto, categoría y justificación.
Ruteo por legal entity, país, centro de costo, budget owner, policy y aprobación requerida — sin reglas rígidas hard-coded.
Coordinación entre requester, budget owner, controller, Finance Shared Services y otros aprobadores definidos, con cada decisión firmada por su autor.
Clasificación de devoluciones, observaciones y correcciones para distinguir errores de datos, falta de evidencia, cambio de monto o ajuste presupuestario, con control humano.
Preparación del cierre operativo para integración, carga o actualización en ERP, EPM o sistemas financieros según el modelo del cliente — sin extender el core.
Comentarios, adjuntos, aprobaciones, observaciones, estados y decisiones quedan en un expediente trazable.
04 · Roles
Inicia la solicitud y responde observaciones.
Qué ve
El estado de su solicitud, en qué nivel de aprobación está, qué falta y qué observaciones dejó cada aprobador — en una sola vista.
Qué hace
Inicia la solicitud, entrega justificación, adjunta evidencia y responde observaciones.
Clasifica, revisa y coordina el flujo.
Qué ve
La bandeja con solicitudes por estado, legal entity, centro de costo, owner y SLA; el sustento adjunto; el historial del caso.
Qué hace
Clasifica el caso, revisa completitud, coordina aprobaciones y gestiona reprocesos.
Valida presupuesto, política y condiciones.
Qué ve
Las solicitudes pendientes de su nivel, el sustento, el impacto sobre el centro de costo y el presupuesto disponible.
Qué hace
Valida presupuesto, política, centro de costo, monto y condiciones de aprobación; aprueba, rechaza o devuelve con observación.
Controla el handoff operativo y las excepciones.
Qué ve
La cola de eventos al ERP y las integraciones con observación o excepción.
Qué hace
Revisa el handoff operativo, controla excepciones y asegura que el caso quede listo para registro o integración.
05 · Rollout
EAFlow se implementa sobre el modelo operativo actual. No exige reemplazar ERP, EPM, procurement ni sistemas contables.
1 · Operating model discovery
Legal entities, cost centers, request types, approval rules, owners, policies y sistemas involucrados. El alcance queda declarado sobre el Operational Graph.
2 · Workflow configuration
Reglas por legal entity, centro de costo, monto, categoría, aprobador, política y documentación requerida.
3 · Launch & handover
Bandeja operativa, formularios, estados, reportes, capacitación y transferencia al equipo de Finance Shared Services.
06 · Escenarios
Las aprobaciones presupuestarias no deberían depender de correos dispersos ni planillas paralelas. EAFlow permite que Finance Shared Services opere cada request con workflow, aprobaciones, observaciones, handoff y evidencia trazable.
Finance Shared Services — Budget Approval Workflow es un acelerador para Finance Shared Services sobre el Operational Graph de EAFlow. Convive con ERP, EPM y plataformas financieras. No reemplaza los sistemas core: agrega workflow, routing, approvals, traceability y evidencia, y prepara el handoff o la integración según el modelo del cliente. Finance Shared Services — Budget Approval Workflow es el punto de entrada de la aprobación presupuestaria CAPEX/OPEX: solicitud, niveles, observaciones, handoff y expediente. Cuando la decisión aprobada incluye condiciones que se siguen después de aprobar —responsables, vencimientos y evidencia de cumplimiento—, el recorrido continúa en Financial Decision & Investment Governance.
